Za mnoge tvrtke eRačun je još uvijek bauk, prvenstveno iz neznanja i zbog straha od promjena. No, te su promjene neminovne i do kraja ovoga desetljeća, najvjerojatnije, postojat će samo jedan oblik slanja faktura - elektronički.
Tržište eRačuna u Hrvatskoj do prije dvije godine gotovo da nije ni postojalo. No, danas imamo jednu od najvećih stopa rasta korištenja eRačuna u Europi s nešto manje od 15.000 poslovnih subjekata koji aktivno šalju i primaju eRačune. Riječ je o vrlo dobrom temelju za nadolazeće promjene zbog kojih će papirnati računi otići u povijest. Naime, već od iduće godine eRačun postaje obavezan za sve subjekte obveznike javne nabave, kao i za tvrtke iz realnog sektora koje surađuju s njima. Odgovor je to na zahtjev Europskog vijeća koje je još u travnju 2014. izdalo Direktivu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (2014/55/EU) s ciljem da se razvije europska norma o elektroničkom izdavanju računa. Kroz spomenutu Direktivu želi se stvoriti zajednička norma kako bi se, između ostalog, ubrzala administrativna aparatura i olakšala međugranična trgovina.
- Upravo zato sve domaće tvrtke koje žele postati i ostati konkurentne, kako na domaćem, a posebice na europskom tržištu morat će u što skorijem slijediti primjer onih najuspješnijih i ubrzati svoje poslovne procese, izbaciti nepotrebni trošak i maksimizirati korisnost svojih zaposlenika. To im omogućuje korištenje eRačuna budući da račun više nije potrebno ispisivati, kuvertirati i slati poštom do kupca, već on u obliku eRačuna, zahvaljujući informacijskom posredniku, sigurnim kanalima dolazi do kupca - kazao je Marko Emer, direktor servisa Moj-eRačun, član Upravnog odbora Instituta za ePoslovanje i direktor programa eračun 2016. Instituta za ePoslovanje.
Kakva je uloga informacijskog posrednika
Servis Moj-eRačun danas je zasigurno najpoznatiji informacijski posrednik na domaćem tržištu ponajviše iz razloga što je približio eRačun korisnicima kroz gotovo 200 stručnih edukacija, kao i što je omogućio da svaka tvrtka, bilo da je riječ o malim, srednjim ili velikim tvrtkama, počne slati i primati eRačune bez dodatnih troškova u postojećim poslovnim sustavima i to za samo 15 minuta.
- Takav pojednostavljen proces upravo je nedostajao na hrvatskom tržištu gdje eRačun egzistira još od 2008. godine, no komplicirani i skupi proces uvođenja eRačuna i zakonska nedorečenost, otvorili su vrata nelegalnim oblicima eRačuna koji su se ''udomaćili'' u brojnim tvrtkama - pojašnjava Emer.
Izuzetno velik broj tvrtki u Hrvatskoj šalje PDF putem e-maila, uvjereni kako šalju eRačune jer su napisali da je račun izdan elektronički te je pravovaljan bez žiga i potpisa. Još je tragičnija pojava da čak i neki proizvođači računovodstvenih softvera u svojim programima na izbornicima imaju opciju „pošalji eRačun“ koja funkcionira po principu slanja neovjerenog računa e-mailom. Nevjerojatna je hrabrost i needuciranost takvih proizvođača programa koji svoje korisnike dovode u zabludu. PDF račun poslan e-mailom nije i nikada neće biti eRačun.
- Zakonodavac je tu jasan. Kako bismo nešto nazivali eRačunom, ako je on i u PDF obliku, moramo imati osiguranu vjerodostojnost porijekla pošiljatelja i primatelja, a to znači da se eRačun ne može poslati e-mailom, nego sigurnim kanalima, što elektronička pošta nije. Također, moramo imati osiguranu cjelovitost sadržaja eRačuna, što znači da on mora biti potpisan ispravnim certifikatom i vremenskim žigom. Uz sve navedeno, iznimno je bitna stavka i čitljivost eRačuna. Ako bilo koji od ova četiri elementa nedostaje, ne možemo reći da je riječ o eRačunu - ističe Emer.
Informacijski posrednik, poput servisa Moj-eRačun, omogućuje upravo da izdani PDF račun bude ovjeren prema zakonu i kao takav dostavljen primatelju, pri čemu je eRačun kategorija preporučene pošiljke jer kod njegova slanja pošiljatelj ima točno vrijeme i datum kada je primatelj preuzeo eRačun.
Zašto je važna edukacija o eRačunima
Već gotovo dvije godine Institut za ePoslovanje i servis Moj-eRačun provode stručnu edukaciju pod nazivom Moj-eRačun Akademija koju je do danas prošlo više od dvije tisuće tvrtki s gotovo tri tisuće polaznika. Riječ je o iznimno korisnoj edukaciji jer kroz teoretski dio objašnjava zakonodavnu stranu eRačuna te kako izvući maksimalnu korist njihovim korištenjem. Praktični dio obuhvaća slanje i primanje eRačuna te njihov unos u knjigovodstvene programe. Edukacija je tako koncipirana jer je za mnoge eRačun još uvijek bauk, prvenstveno iz neznanja i straha od promjena.
No, te su promjene neminovne i do kraja ovoga desetljeća, najvjerojatnije, postojat će samo jedan oblik slanja faktura - elektronički. Tome u prilog govori i činjenica da je servis Moj-eRačun još prije tri godine krenuo s izgradnjom mreže unutar koje će tvrtke moći razmjenjivati eRačune i to ne samo kao ispravno ovjerene PDF-ove, već i u podatkovnom (XML) obliku. Danas je u tu mrežu integrirano više od 60 ERP sustava, a u završnoj fazi integracije ih je još nešto više od 40. Danas više od 80% tvrtki koje koriste ERP imaju mogućnost svom kupcu poslati eRačun u podatkovnom obliku.
Iskustva drugih zemalja
Zemlje članice Europske unije već gotovo cijelo desetljeće rade na normizaciji eRačuna, a odnedavno je i Hrvatska na tome putu. Emer nam otkriva kako postoji veliki broje zemalja, neke čak i u našoj blizini, na koje bismo se mogli ugledati.
- Slovenija je uvela obavezan eRačun za javnu nabavu od 1. siječnja ove godine, dok u Danskoj sad već plaćate penale ako izdate papirnati, umjesto eRačuna. Općeniti je stav da je to čisti gubitak vremena i novca, a ujedno time dovodite svoje zaposlenike u situaciju da gube vrijeme na ispisivanje, kuvertiranje, prepisivanje i arhiviranje dokumenata, umjesto da svoje vještine usmjere u korisnije stvari, kako za njih, tako i za vas. Naravno, tu veliku ulogu igra i zaštita okoliša, koja je danas bitan cilj svake uspješne tvrtke - zaključuje Emer.