Ured budućnosti mjesto je produktivnih i sretnih zaposlenika. Za čak 61 posto Hrvata idealan ured budućnosti smješten je u njihovim domovima, gdje se osjećaju najproduktivnije i najsretnije. Još lani Hrvatska je bila na samom začelju Europe po broju onih koji rade od kuće, no pandemija koronavirusa je sve promijenila. No, 39 posto Hrvata ipak je jedva dočekalo povratak u ured, prvenstveno zbog socijalizacije s kolegama. Postoji li način da i jedni i drugi budu sretni i produktivni?
I dok se dio Hrvata nakon popuštanja epidemioloških mjera vratio u urede, dobar dio poslodavaca ostao je na svojevrsnom hibridnom modelu – primarno mjesto rada je dom, a u ured se dolazi povremeno i po potrebi. No, jednom kada zaposlenici odu u svoje 'kućne' urede, što napraviti s poslovnim prostorom koji je ostao prazan?
O novim promišljanjima uredskih prostora porazgovarali smo sa stručnjakinjama iz poznate kreativne agencije Brigada – arhitekticom Miom Petričević i voditeljicom razvoja Zojom Ivanišević.
- Vjerujem da će klasični uredi opstati, no radni procesi i prostori će se vjerojatno organizirati drugačije u odnosu na period prije pandemije. Rad od kuće ima brojne prednosti, no i dalje postoje određeni aspekti koje tehnologija ne može zamijeniti, poput suradnje i komunikacije uživo. Uspješni timovi počivaju na interakciji i razmjeni znanja, ideja i iskustava koje su moguće samo među ljudima koji dijele prostor. Uredski prostor povezuje zaposlenike, podsjeća nas na zajedničku misiju i stvara ono što nazivamo organizacijskom kulturom. U protivnom se pretvaramo samo u grupu pojedinaca koji izvršavaju svoje individualne zadatke. No, znači li to da će se sve vratiti na staro? Po mom mišljenju, promjene su ipak neminovne – počinje mlada voditeljica razvoja Zoja.
Dva koncepta ureda
Tradicionalni uredi, poput open spaceova ili ureda s cubicles pregradama ne funkcioniraju najbolje, napominje Zoja. Stvoreni su kako bi se na što manjem prostoru uklopilo što više zaposlenika te trošak u konačnici bio manji. Međutim, brojna istraživanja, a i praksa, su pokazali da takvi uredi negativno utječu na produktivnost i zadovoljstvo zaposlenika, pa se postavlja pitanje koliko je takva računica zaista isplativa.
- S druge strane, moderni koncepti poput activity-based workspacea, fleksibilnih ureda koji omogućuju zaposlenicima da odaberu odgovarajući prostor s obzirom na prirodu posla koji obavljaju, ili hibrida ureda i igraonica karakterističnih za startupove i IT tvrtke, motivirani su željom da se zaposlenike što duže zadrži na radnom mjestu. Dobar primjer je Google. Unutar svojih ureda imaju kafiće, prostore za igranje videoigara, zidove za penjanje, teretane, frizerske salone, a zaposlenici na svojem radnom mjestu mogu čak i odraditi sat joge ili oprati odjeću u kemijskoj čistionici. Zašto bi itko žurio kući iz takvog ureda? – priča Zoja.
Najbolje od svega
Napominje kako nam je eksperiment rada od kuće tijekom koronavirusa dao dobru priliku da uvidimo prednosti i nedostatke rada iz ureda i na daljinu te pokušamo pronaći model rada koji će uzeti ono najbolje od svakoga. Za fokusirane zadatke pogodniji je rad od kuće, pa bi se uredi budućnosti mogli u većoj mjeri sastojati od prostora za razvoj projekata i kreativnih soba, a u manjoj od individualnih radnih mjesta.
Upravo na tome počiva transformacija tradicionalnih ureda Odjela prodaje oglasnog prostora unutar Hanza Medije, projekta na kojemu su Zoja i Mia nedavno radile.
Ovako ured izgleda sada:
A ovako će izgledati u budućnosti:
- Prvi korak u projektiranju svakog našeg ureda jest održavanje radionice sa zaposlenicima iz različitih odjela kako bismo shvatili potrebe i navike ljudi koji će boraviti u tom prostoru. Shvatili smo da je pred nama tim ljudi izložen stalnim i kratkim rokovima, neprestanoj komunikaciji, a ured karakterizira buka, kaos, pa čak i nervoza koja se ponekad osjeća u zraku. Stoga smo ga podijelili na nekoliko glavnih zona – zone za individualni rad i kolaborativni rad, prezentacijsku dvoranu te prostor za druženje i neformalnu razmjenu ideja. Ostavili smo svega nekoliko klasičnih radnih mjesta, a većina ureda sastoji se od 'letećih', nepersonaliziranih radnih mjesta – pojašnjava Mia.
Inspiraciju za uređenje ovog ureda pronašle su u elementima koji u različitim kulturama simboliziraju prosperitet i financijski uspjeh - sve što je jednom Odjelu prodaje potrebno, pa je prostor tako ispunjen Maneki-neko figuricama, kao i motivima Taaffeite dragog kamena i nara, stoljetnog simbola blagostanja na Mediteranu.
Najvažniji savjet za poslodavce
Svim poslodavcima koji razmišljaju o promjeni koncepta svojih ureda Zoja i Mia poručuju kako ne postoji dobitna formula primjenjiva na sve urede.
- Preuređenje ureda mora biti individualno osmišljeno za svaku tvrtku imajući na umu specifične potrebe i interne procese pojedinih timova. Rješenje koje odlično funkcionira za tvrtku programera koji rade samostalno i u tišini bit će sasvim sigurno promašaj u kreativnoj agenciji, tradicionalno glasnom mjestu uzavrele energije (smijeh). Dakle, najvažniji savjet je procesu osmišljavanja novog radnog mjesta pristupiti integrirano - u suradnji sa zaposlenicima, stvarnim ljudima koji će koristiti taj prostor, te dizajnerima, koji će razumjeti njihove potrebe i kreirati odgovarajuće prostorno rješenje – zaključuju.
I stručnjaci konzultantske kuće McKinsey slažu se kako je ovo pravo vrijeme za redefiniranje ureda. U nedavno objavljenom tekstu naveli su četiri ključna koraka na koje poslodavci moraju obratiti pažnju prilikom promišljanja o uredu budućnosti.
1. Rekonstruirajte posao – kako iz fizičkog u digitalni svijet prenijeti razradu novih kreativnih ideja, male trenutke u kojima stariji zaposlenici u hodu podučavaju mlađe, neobavezne razgovore koji mogu dovesti do nečega izuzetno vrijednog za posao? Svaka tvrtka mora pronaći svoj put i shvatiti da potpuni povratak na staro nema smisla.
2. Rasporedite zaposlenike – i dok su prije poslodavci birali zaposlenike, sada zaposlenici biraju poslodavce. I njihovi su uvjeti sve zahtjevniji. Tvrtke budućnosti trebale bi imati četiri skupine zaposlenika: oni koji cijelo vrijeme rade na daljinu; oni koji rade po hibridnom modelu (i na daljinu i iz ureda, po potrebi); oni koji rade po hibridnom modelu ako moraju; statični koji ne mogu raditi na daljinu. Prve dvije skupine zaposlenika su nužne poslodavcima jer to znači da mogu raditi s bilo kojim talentiranim radnikom neovisno o geografskoj lokaciji. Analitičari McKinseyja naglašavaju kako bi upravo hibridni model mogao biti optimalan za poslodavce i zaposlenike.
3. Redizajnirate ured – tvrtke trebaju prilagoditi prostor novim poslovnim procesima, a to znači više prostorija za sastanke i 'brainstorming', a manje individualnih sjedećih mjesta.
4. Razmislite o veličini uredskog prostora – sada je pravo vrijeme za ostaviti samo onoliko kvadrata koliko je najnužnije. Možda je i pravo vrijeme za mijenjanje lokacije, onu u centru zamijeniti jeftinijom u predgrađu? Američka istraživanja pokazala su kako bi zbog uvođenja novih poslovnih procesa tvrtke koje reduciraju uredske prostore mogle smanjiti svoje troškove za čak 30 posto.