U okviru velikog D&D projekta Grand Prix 2022. biramo najbolji ured budućnosti u Hrvatskoj, ali se bavimo i temama o području rada i oblikovanja uredskih prostora na koje je pandemija značajno utjecala i to u suradnji sa stručnjacima iz različitih područja. Sama formulacija "ured budućnosti" nekako podrazumijeva da ćemo se dotaknuti pitanja modernih rješenja i pametne tehnologije te aplikacija koje olakšavaju i ubrzavaju rad ili pak čine prostor rada ugodnijim za njegove korisnike.
Pametni uredi tako osim što zaposlenicima omogućavaju rad na daljinu održavanjem virtualnih sastanaka ili pristupom podacima pohranjenim u oblaku, onima koji odaberu rad iz ureda pružaju mogućnost prilagodbe atmosfere i uvjeta rada poput regulacije osvjetljenja ili temperature zraka.
Rezultati
Stoga Dom&Dizajn i Startup Report, magazini Jutarnjeg lista, kroz suradnju mapiraju "ured budućnosti", ovaj put u području softverskih alata za komunikaciju. Uz pomoć kolega iz magazina magazina Startup Report, prve mainstream publikacije kontaktirali smo petnaestak domaćih kompanija koje se bave različitim područjima te ih zamolili za sudjelovanje u malom online istraživanju. Željeli smo utvrditi koje aplikacije koriste za komunikaciju i koliko ulažu u njih, što za njih zapravo predstavlja ured budućnosti i jesu li već testirali komunikaciju u metaverzumu, odnosno virtualnom prikazu stvarnog svijeta kojem svaka osoba može pristupiti putem interneta. Odgovore smo primili od polovice ispitanika, a u nastavku predstavljamo rezultate ankete.
Zanimljivo je saznanje da su baš svi sudionici, koji su se odazvali anketi, odgovorili kako su u posljednje dvije godine povećali ulaganja u aplikacije za komunikaciju što ukazuje na smjer u kojem se poslovna komunikacija općenito kreće.
Nadalje, pokazalo se da više od polovice sudionika našeg istraživanja za komunikaciju u svom uredu, odnosno među zaposlenicima i klijentima koristi aplikacije Zoom i WhatsApp. Gotovo trećina njih za poslovnu komunikaciju bira aplikacije MS Teams i Salesforce Slack, dok se manji broj odlučio za aplikacije kao što su Viber i Telegram. Dodatno je zanimljivo i da se na popis aplikacija koje koriste kompanije našla i nova hrvatska aplikacija Jenz.
Gotovo 60 posto ispitanika ured budućnosti vidi kao mjesto hibridnog rada, odnosno kao kombinaciju rada na daljinu i rada iz ureda. Istovremeno, skoro jedna trećina ispitanika smatra da će i uredi budućnosti najbolje funkcionirati po starom, klasičnom principu odnosno tako da zaposlenici fizički dolaze na posao na svoje radno mjesto, a svega jedan ispitanik kao idealno rješenje za organizaciju poslovanja vidi isključivo rad na daljinu.
Fleksibilnost
Svega jedan ispitanik je potvrdio da je do sada već testirao komunikaciju u metaverzumu, a jedan se sprema na takvo rješenje u narednih pola godine. Preostali ispitanici za sada ipak ne razmišljaju o takvim rješenjima kada je u pitanju korporativna komunikacija.
Upitali smo naše ispitanike i zašto su aplikacije za internu komunikaciju važne organizacijama te smatraju li da će s vremenom postajati sve bitnije?
- Aplikacije za internu komunikaciju veoma su važne jer se način rada u posljednjih 20-ak godina mijenjao i unapređivao kako bi se u što većoj mjeri prilagodio životnim razdobljima samih zaposlenika i kako bi poslodavac pridonio zadovoljstvu zaposlenika uvažavajući životne okolnosti, mijenjajući uvjete rada u sve fleksibilnije modele. Uz pojavu covida definitivno je dokazano da se mnogo (do tada nezamislivih) poslova može odraditi i od kuće, međutim pritom je neophodno imati uvjete koji nas i dalje virtualno "spajaju", a to su i aplikacije za internu komunikaciju. One će definitivno u budućnosti biti još važnije za povezivanje zaposlenika i njihovo međusobno komuniciranje na svakodnevnoj razini, jer će za velik broj poslova biti nebitno gdje živiš i otkud radiš. Bitnija će biti kvalifikacija i specifično znanje koje posjeduješ. Svijet se i u tom pogledu globalizira. Pa ipak nikako tu ne bih isključila važnost međusobnih susreta u uredima, na zajedničkim eventima, ali i neformalnih razgovora zaposlenika čime se stvara bliskost i osjećaj pripadnosti, zbog čega i smatram da je hibridni način rada optimalan u današnjem vremenu, ali da će kao takav zaživjeti i u budućnosti - smatra Magdalena Črnac iz tvrtke Own Solutions.
I u agenciji za nekretnine Eurovilla su aplikacije za komunikaciju prepoznali kao izuzetno važne za poslovanje jer su im skratile i olakšale mnoge procese unutar organizacije, a istovremeno su smanjile mogućnost pogrešaka i šumova u komunikaciji.
Sara Madjer iz tvrtke Q Agency, pak, navodi kako je iznimno važno konstantno dvosmjerno komunicirati sa zaposlenicima i pritom biti transparentan i otvoren.
- IT svijet se sve više okreće radu na daljinu što za posljedicu ima gubitak zajedništva i povezanosti s organizacijom. U Q-u smo još 2019. godine krenuli s korištenjem aplikacije Jenz, bez koje danas ne možemo zamisliti niti jedan dan. Q na taj način dijeli sve važne informacije na dnevnoj bazi. Zaposlenici mogu odgovarati na postove, objavljivati svoje i još mnogo toga - objašnjava Sara Madjer te ističe kako je ovakav način komunikacije nužan za uspostavljanje zdrave organizacijske kulture.
Daljnji rast
U tvrtki Superology naglašavaju kako već spomenute aplikacije čine kolaboraciju brzom i jednostavnom te su im bitne zbog pravovremene komunikacije među timovima.
- U budućnosti će biti još važnije jer nam svima štede jedinu stvar koju ne možemo kupiti, a to je vrijeme - zaključuje Dina Rukavina iz Superologya.
