Prvi korak za uspješnu adaptaciju je angažiranje arhitekta koji će pripremiti tehničku dokumentaciju. Kod nas, nažalost, ljudi nemaju naviku angažirati arhitekta za pripremu tehničke dokumentacije, nego se oslanjaju na “slobodne procjene” izvođača radova. Takav način početka adaptacije vodi u potpuno pogrešnom smjeru pa stoga danas imamo jako puno nezadovoljnih investitora koji za to krive izvođače radova, a iz određenog razloga su preskočili jako bitnu stepenicu.
Arhitekt treba napraviti tehničku dokumentaciju, a pritom se misli na nacrt postojećeg stanja, idejni projekt i vrlo detaljan troškovnik.
Troškovnik bi trebao sadržavati sve stavke, dokaznicu mjera kako bi se lakše kontrolirao te upisane materijale kojima se izvode radovi. To je bitno jer određeni materijali postoje u više razreda kvalitete i cijene te ako nije upisan točan naziv materijala, odstupanja u završnoj cijeni i kvaliteti pri odabiru izvođača radova mogu biti jako velika.
Izvođač mora ispuniti troškovnik prema uputama arhitekta, ali i upisati svoje napomene koje upozoravaju arhitekta i investitora na eventualne propuste troškovnika, prijedloge alternative za neke stavke ili neke savjete jer ipak izvođači imaju više iskustva na terenu.
Nakon odabira izvođača potrebno je napraviti dinamički plan radova u obliku gantograma kojim se definira koji je radnik koji dan na gradilištu, koja vrsta radova se radi, koliko traje projekt, kojim danima je koordinacijski sastanak s investitorom i projektantom te kojim danima su platne situacije.
Dinamički plan radova i troškovnik su dokumenti koji su dio ugovora koji investitor potpisuje s izvođačem radova i prema kojem se definiraju odstupanja od dinamičkog plana te odstupanja od uplata prema platnim situacijama. Na taj su način svi zaštićeni jednako i projekt ima jako velike šanse za uspjeh.
Posljednja stvar je odabrir izvođača radova. Dojam koji izvođač ostavi na investitora na prvom sastanku prezentirajući način rada i opće znanje o adaptacijama. Nekako se sve svede na taj moment je li se dogodio klik ili ne. Investitor koji je spreman investirati i više novca ako ima osjećaj sigurnosti u izvođača često bude u pravu.
Investitor koji se vodi principom jeftinije ponude najčešće donese krivi odabir jer se podsvjesno lažno tješi kako za istu uslugu plaća manje. Uvijek postoji razlog zašto je netko skuplji, a netko jeftiniji.
Postupci za uspješnu adaptaciju ukratko su:
- detaljna izmjera predmetne nekretnine,
- izrada nacrta postojećeg i budućeg stanja (idejnog rješenja),
- izrada detaljnog ponudbenog troškovnika,
- izrada dinamičkog plana radova (gantogram),
- izrada ugovora i u konačnici
- početak radova
