Rad od doma ili, popularno zvani, „kućni ured“ koncept je poslovanja koji nikako ne bi bio moguć bez prisustva modernih tehnologija. Samo 20 godina ranije bilo bi izuzetno teško zamisliti da jedna tvrtka s više od 1.000 zaposlenika u potpunosti prijeđe na rad na daljinu i pritom nastavi uspješno poslovati. No, današnje vrijeme, u kojemu je internet postao sastavni dio života, omogućilo je da pomoću laptopa, pametnog mobitela, internet veze i nekoliko aplikacija bez problema vodite posao kao da ste u uredu. Pri tome, postoje firme koje su otišle korak dalje i odlučili iskoristiti sve blagodati tehnologija kako bi svojim zaposlenicima što više olakšali tranziciju na rad od kuće te im omogućili da ne izgube osjećaj povezanosti koji su imali u uredu.
Primjer uspješne prilagodbe
Jedna takva tvrtka je i Hrvatski Telekom d.d. koja je u jeku pandemije koronavirusa u samo deset dana reorganizirala cijelo poslovanje s više od 5.000 zaposlenika. Za početak, kako bi samo osigurali rad od kuće, promijenili su više od 100 internih i eksternih procedura, a u domove svojih zaposlenika prevezli su 1.250 računala i laptopa. Ujedno, za što kvalitetniji i produktivniji rad od kuće, HT je zaposlenicima osigurao mogućnost instalacije mobilnog ureda putem kojeg su osigurani besplatni pristup internetu i VPN spajanje, neovisno o fiksnom priključku u vlastitom domu. Kada su svim djelatnicima omogućili potrebnu tehnologiju za rad od doma, tako su prešli na implementaciju alata kojima su im omogućili da i dalje imaju jednake uvjete rada kao i u uredu.
Među ključnim alatima pritom je bio Microsoft Teams pomoću kojega su zaposlenici ostali u svakodnevnom kontaktu iako odvojeni, i uspješno nadišli izazov komunikacije i upravljanja na daljinu kojeg su isticali kao jedan od glavnih izazova u ovakvim okolnostima. Osim toga, unatoč fizičkoj odvojenosti, unijeli su i timske elemente u rad od doma tako što su klasična druženja i događaje za zaposlenike ili posjete kolegama u regiji prebacili iz fizičkog u virtualni svijet.
Bolja organizacija znači veću produktivnost
Nadalje, u lipnju su uveli SmartWork program koji podrazumijeva mogućnost povremenog rada od kuće i taj model je, u dogovoru s nadređenom osobom, dostupan gotovo svim zaposlenicima, osim onima koji zbog prirode svoga posla nemaju mogućnost rada od kuće. Uvođenjem tog programa poseban su naglasak stavili na produktivnost, rezultat kojeg je uvođenje potpuno novog modela procjene učinka koji je fokusiran na mjerenja finalnog rezultata, a ne više na sam proces.
- Riječ o modelima za digitalno doba koji kroz nove alate omogućuje praćenje i upravljanje s produktivnošću neovisno o lokaciji rada ili fizičkoj prisutnosti. Kroz novi model osiguravamo još kvalitetnije i češće povratne informacije kako bi produktivnost i naša isporuka korisnicima bila još na višoj razini – objasnio je Ivan Bartulović, član Uprave za Ljudske resurse HT-a.
Postoji još niz drugih popularnih i besplatnih alata koji su izuzetno korisni u organiziranju rada od doma, od onih koji naglasak stavljaju na organizaciju rada do onih koji omogućuju kvalitetnu komunikaciju. U nastavku vam stoga donosimo osam kvalitetnih aplikacija koje vam mogu poboljšati u stvaranju uspješnog kućnog ureda.
1. Zoom – Mnoge tvrtke su već u samim počecima proglašenja pandemija prešli na virtualne sastanke i to, najčešće, preko Zoom-a. Riječ je o jednostavnoj aplikaciji koja se koristi u svrhu audio ili video poziva, a može se koristiti preko različitih uređaja: mobitela, kompjutera, laptopa ili tableta. Komunikacija preko Zoom-a može se odvijati s jednom ili više osoba, čime je idealna za organiziranje sastanka ili webinara, a neke od mogućnosti koje aplikacija tijekom video poziva pruža su dijeljenje dokumenata, fotografija i videa, kao i dijeljenje ekrana sa sudionicima u pozivu, korištenje online ploče za pisanje i prezentiranje te snimanje poziva u MP4 ili MPA formatu.
2. Inboxcube – Poslovni ljudi su i u vrijeme prije koronavirusa dobivali tone mailova, a sada se taj broj uvelike povećao. Kako bi se izbjeglo nepotrebno skrolanje ili traženje pomoću ključnih riječi, moguće je organizirati mailove u „kvadratiće“ pomoću aplikacije Inboxcube koja slaže mailove u različite kategorije. Recimo, jedan kvadratić je samo za mailove koji čekaju hitan odgovor, drugi je za mailove koji sadrže privitke, a treći, recimo, za one na koje ne moraš odmah odgovoriti. Ujedno, aplikacija je posložena tako da odmah nudi vizualnu komponentu koja olakšava prepoznavanje stvorenih kvadratića.
3. Productive – Kod rada na daljinu važno je posebnu pozornost posvetiti praćenju profitabilnosti i produktivnosti projekata. Tu obavezu uvelike olakšava aplikacija Productive. Pomoću nje poslodavac, ali i zaposlenici mogu vidjeti koliko točno minuta ili sati su radili na pojedinom zadatku. Klijenti, također, imaju uvid u provođenje projekta ili nekog određenog zadatka, kao i komunikaciju s onim kojem je taj zadatak povjeren, a uz to Productive još omogućuje i planiranje unaprijed pa svi mogu vidjeti tko što radi, koliko toga ima za napraviti i kada su mu rokovi.
4. Expensify – Recimo da morate kupiti laptop za svoj kućni ured i dio troškova će vam sufinancirati tvrtka. Umjesto da nosite račune u ured, moguće je pomoću aplikacije Expensify skenirati račun te ga poslati poslodavcu. Aplikacija ujedno nudi mogućnost da bilježite svoje kupnje te pratite potrošnju, kao i da lakše procesuirate zahtjeve za sufinanciranjem troškova.
5. Dropbox – Rad od doma često podrazumijeva da ste negdje u pokretu te da niste fiksno vezani za svoje računalo. Upravo stoga je bitno da imate osiguranu mogućnost da pristupite potrebnim datotekama od bilo kuda i bilo kada. To se lako postiže uz pomoć Dropboxa, aplikacije koja nudi sigurnu pohranu svih dokumenata koje i ostali kolege mogu vidjeti, uređivati te dodavati vlastite sadržaje.
6. Doodle – Rad s velikim brojem zaposlenika na daljinu znači da ćete ponekad morati imati i sastanke jedan na jedan, što je izuzetno teško organizirati ako ne znate raspored svih djelatnika. Kako bi se ta prepreka lakše prebrodila moguće je koristiti aplikaciju Doodle putem koje djelatnici upisuju vrijeme koje im odgovara pri čemu se lakše napravi raspored sastanaka.
7. CPP – U doba pandemije preporučuje se smanjenje fizičkih kontakata, no i dalje postoje neki obavezni susreti koji su jednostavno neophodni za rad firme. Obračun plaća i računovodstveni poslovi, pak, nisu jedni od tih poslova jer se lako mogu rješavati i na daljinu pomoću aplikacije CPP. Riječ je o profesionalnom cloud rješenju za izradu ponuda i fakturiranje računa kojim se bez problema mogu urediti financijski poslovi tvrtke.
8. Slack – Brza komunikacija je izuzetno bitna u radu na daljinu zbog čega su mailovi postali „prespori“ i firme su prešle na brže alate komuniciranja kao što su WhatsApp, Viber ili, čak, Messenger. Jedna od aplikacija koja objedinjuje funkcionalnosti elektronske pošte, chat aplikacije i mogućnosti dijeljenja dokumenata jest Slack. Jedno od ograničenja te aplikacije jest da je ograničena na mrežu zaposlenika tvrtke, no i to se može lako riješiti tako da vanjskog suradnika pozovete u svoju mrežu.
